§ 1. Navn og hjemsted
Klubbens navn er Vejen Golfklub og har hjemsted i Vejen kommune.
Klubben er medlem af Dansk Golfunion.
§ 2. Formål
Klubbens formål er
a) at forestå driften af golfbaner og organisere de dertil hørende idrætslige aktiviteter, herunder samarbejde med andre golfklubber, så klubbens medlemmer kan udøve golfspillet under de bedst mulige forhold
b) at skabe gode muligheder for, at alle medlemmer har et godt fællesskab og et socialt liv i klubben.
§ 3. Medlemskab
Der optages såvel aktive som passive medlemmer, dog kan kun fysiske personer optages som medlem.
Medlemmerne opdeles i medlemskategorier, som er grundlag for medlemskabets vilkår og kontingent, jf. § 7.
Medlemskategorier oplyses på hjemmesiden.
Aktive medlemmer defineres som medlemmer, der betaler årskontingent, ekskl. passive medlemmer.
Kun aktive medlemmer og prøvemedlemmer har ret til at spille på golfbanen og benytte dertil hørende golffaciliteter.
§ 4. Indmeldelse
Anmodning om medlemskab skal ske ved indsendelse af en formular på Vejen Golfklubs hjemmeside eller ved henvendelse i klubsekretariatet. Bestyrelsen kan periodevis begrænse tilgangen af aktive medlemmer af kapacitetshensyn. I så fald føres en tidsprioriteret venteliste.
For personer under 18 år skal ansøgningen underskrives af forældre eller værge.
Medlemskab er bindende for det kalenderår, hvori indmeldelsen sker.
§ 5. Udmeldelse
Udmeldelse skal ske skriftligt til klubsekretariatet senest 30. november med virkning fra 1. januar. Spilleretten bevares indtil udgangen af førstkommende februar. Udmeldelse på andre tidspunkter kan kun imødekommes af bestyrelsen og kun i helt særlige tilfælde.
§ 6. Skifte af medlemskategori
Medlemmers anmodning om skifte af ”Medlemskategori” skal sendes skriftligt til klubsekretariatet. Skiftet sker efter disse betingelser:
a) Skifte til en medlemskategori, der har et højere kontingent, sker med øjeblikkelig virkning, når kontingent-differencen er betalt.
b) Skifte til en medlemskategori, der har et lavere kontingent: Ansøgningen skal sendes senest 30. november og har virkning fra 1. januar. Skifte på andre tidspunkter kan kun imødekommes af bestyrelsen og kun i helt særlige tilfælde.
§ 7. Kontingenter og indskud
Bestyrelsen fastsætter hvert år størrelsen af alle kontingenter og vilkår for medlemskategorierne.
Vilkår og kontingentstørrelse skal oplyses på hjemmesiden.
Årskontingenter for kalenderåret opkræves pr. 1. marts efter forudgående varsel i nyhedsmail og på hjemmeside.
Er kontingentet ikke betalt pr. 1. april, trods påmindelse(r), kan bestyrelsen foretage eksklusion med omgående virkning.
Genoptagelse af medlemskab kan først ske, når eventuel kontingentrestance og andre skyldige beløb til klubben er betalt.
De af medlemmerne eventuelt betalte indskud kan ikke forlanges tilbagebetalt ved ophør af medlemskab.
Aktionærer med nom. kr. 15.000 B-aktier i Vejen Golfanlæg A/S har ret til rabat på klubkontingent kr. 600 pr. aktie samt til at få tilsendt seks gratis greenfee-billetter pr. kalenderår.
Aktionærer med nom. kr. 25.000 B-aktier i Vejen Golfanlæg A/S har ret til rabat på klubkontingent kr. 1.000 pr. aktie samt til at få tilsendt 10 gratis greenfee-billetter pr. kalenderår.
§ 8. Ordinær generalforsamling
Klubbens øverste myndighed er generalforsamlingen.
Ordinær generalforsamling afholdes i Vejen kommune hvert år i februar.
Indkaldelse skal ske i klubbens nyhedsmail og på hjemmesiden med mindst 14 dages varsel og med angivelse af dagsorden.
Det reviderede årsregnskab og bestyrelsens budget kan afhentes af medlemmer i Klubsekretariatet efter nærmere aftale.
Forslag fra medlemmerne skal, for at kunne behandles på en ordinær generalforsamling, være indgivet skriftligt til bestyrelsen senest 15. januar.
Forslag fra bestyrelse og medlemmer skal vedlægges indkaldelsen til generalforsamlingen.
§ 9. Dagsorden for ordinær generalforsamling
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:
1. Valg af stemmetællere og referent
2. Valg af dirigent
3. Beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år
4. Fremlæggelse af det reviderede årsregnskab til godkendelse
5. Forelæggelse af budget for indeværende regnskabsår til orientering
6. Forslag fra bestyrelsen
7. Forslag fra medlemmerne
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsessuppleanter
9. Valg af revisor/revisionsselskab
10. Eventuelt.
§ 10. Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen bestemmer det, eller når mindst 40 stemmeberettigede medlemmer fremsætter skriftlig motiveret begæring til bestyrelsen herom. Begæringen skal indeholde de forslag, der ønskes behandlet.
Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes inden fire uger efter begæringens modtagelse. Indkaldelse skal ske med mindst otte dages varsel og på samme måde som indkaldelse til den ordinære generalforsamling.
Emner, der er blevet behandlet på en ordinær generalforsamling, kan tidligst blive behandlet igen på en ekstraordinær generalforsamling tre uger efter.
§ 11. Generalforsamlingers afvikling
Alle klubbens medlemmer samt hvem bestyrelsen måtte indbyde, har adgang til generalforsamlingen.
En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødte stemmeberettigedes antal, medmindre andet er bestemt i vedtægterne.
Stemmeret har alle aktive medlemmer, jf. § 3 , der har været medlem af klubben i mindst to måneder. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. Børn og unge kan, fra de er fyldt 16 år, selv udøve medlemsrettighederne, herunder stemme på generalforsamlingen. Stemmeretten for medlemmer under 16 år udøves af en forælder/værge.
Generalforsamlinger ledes af en af forsamlingen valgt dirigent, der ikke er medlem af bestyrelsen.
Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal, hvor disse vedtægter ikke foreskriver andet.
På ethvert stemmeberettiget medlems forlangende skal der afholdes skriftlig afstemning.
Ved personvalg kan der anvendes skriftlige forslag.
Kun personer, som udtrykkeligt har accepteret at blive foreslået, kan vælges.
Hvis der er flere foreslåede kandidater end der skal vælges, skal der afholdes skriftlig afstemning.
Valgbar til bestyrelsen er ethvert stemmeberettiget medlem, der er personlig myndig.
Ved valg til bestyrelsen inkl. suppleanter anvendes følgende afstemningsmetode:
Der stemmes om samtlige ledige poster på en gang. Hvert stemmeberettiget medlem kan stemme på højst det antal kandidater, der skal vælges og kun med en stemme pr. kandidat.
Ved stemmelighed skal omvalg straks afholdes efter samme regler mellem kandidaterne med lige stemmetal, såfremt der stadig er ubesatte poster.
Suppleanters antal stemmer afgør, hvem der er hhv. første og anden suppleant.
Der skal udfærdiges et referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten og referenten.
Det skal senest otte dage efter generalforsamlingen gøres tilgængeligt for alle på hjemmesiden.
§ 12. Bestyrelsen
Bestyrelsen består af syv medlemmer, som vælges for to år ad gangen. De fire afgår i de ulige årstal og de tre afgår i de lige årstal. Genvalg kan finde sted. Yderligere vælges der hvert år to suppleanter for et år ad gangen.
Fratræder et bestyrelsesmedlem i valgperioden før en generalforsamling, supplerer bestyrelsen sig første gang med første-suppleanten og efterfølgende med anden-suppleanten, indtil næste ordinære generalforsamling. Suppleanten indtræder i det fratrådte medlems valgperiode.
I tilfælde af, at der ikke er flere suppleanter til rådighed,
- og antal bestyrelsesmedlemmer kommer under seks
- og der er mere end tre måneder til næste ordinære generalforsamling,
skal bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling med valg af det manglende antal i syv bestyrelsesmedlemmer. Deres valgperiode regnes fra sidst afholdte ordinære generalforsamling og længden afgøres evt. ved lodtrækning.
§ 13. Bestyrelsens virksomhed
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær og kasserer.
Den fastsætter selv sin forretningsorden efter hver ordinær generalforsamling. Forretningsordenen tiltrædes af alle bestyrelsesmedlemmer med en underskrift på det konstituerende møde eller ved indtræden i bestyrelsen.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst fire af dens medlemmer er til stede.
Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Der skal udarbejdes referat af hvert bestyrelsesmøde.
§ 14. Bestyrelsens kompetencer
Bestyrelsen har den daglige ledelse af klubben og træffer, med bindende virkning, beslutning i klubbens anliggender.
Klubben tegnes af formanden eller næstformanden i forening med et bestyrelsesmedlem. Klubbens formand og næstformand repræsenterer klubben i Vejen Golfanlæg A/S’s bestyrelse.
Bestyrelsen kan ansætte lønnet personale og meddele specialfuldmagter.
Optagelse af større lån samt køb, salg og pantsætning af fast ejendom kræver godkendelse af en generalforsamling.
Aktietegning i Vejen Golfanlæg A/S, besluttes af bestyrelsen. For de af bestyrelsen på klubbens vegne indgåede forpligtelser, herunder lejeaftalen med Vejen Golfanlæg A/S hæfter alene klubbens formue.
§ 15. Udvalg
Bestyrelsen nedsætter de udvalg, der efter bestyrelsens eller generalforsamlingens opfattelse er behov for.
I hvert udvalg skal der være et bestyrelsesmedlem.
Bestyrelsen skal udpege/godkende udvalgets øvrige medlemmer.
Bestyrelsen fastsætter udvalgenes opgaver og kompetence og giver retningslinjer for udvalgsarbejdet.
§ 16. Klubber i Klubben
Bestyrelsen skal godkende Klubber i Klubben, som skal være organiseret med vedtægter.
Bestyrelsen kan begrænse antallet af Klubber i Klubben.
§ 17. Regnskabsår
Klubbens regnskabsår er kalenderåret, 1. januar til 31. december år. Klubbens regnskab revideres af en på generalforsamlingen for et år ad gangen valgt revisor eller revisionsselskab.
Revisionen kan udføres i henhold til FSR Danske Revisorers standard om udvidet gennemgang af årsregnskaber, der udarbejdes efter årsregnskabsloven.
§ 18. Særlige bestemmelser
For golfspillet i klubben gælder de af The Royal & Ancient Golf Club of St. Andrews fastsatte regler, samt de af bestyrelsen/Regel- og handicapudvalget, med Dansk Golf Unions godkendelse, fastsatte lokalregler. Fastsættelse af medlemmernes handicap skal ske i henhold til USGA’s og R&A’s World Handicap System (WHS), bearbejdet af Dansk Golf Union.
Bestyrelsen fastsætter i øvrigt de bestemmelser, som findes nødvendige af hensyn til spillets afvikling og opretholdelse af orden, inden for klubbens område.
§ 19. Disciplinær straf
Opfylder medlemmet ikke sine medlemsforpligtelser, kan bestyrelsen straffe vedkommende med advarsel, karantæne, suspension eller i gentagne eller grove tilfælde med udelukkelse (eksklusion) fra klubben.
Et medlem kan midlertidig udelukkes eller ekskluderes af bestyrelsen, såfremt vedkommende handler til skade for klubben.
Bestyrelsens afgørelse om eksklusion kan af medlemmet kræves forelagt og afgjort på førstkommende ordinære generalforsamling. Indbringelsen for generalforsamlingen har dog ikke opsættende virkning.
Alle afgørelser truffet af klubben, kan af medlemmet endvidere kræves indbragt for Dansk Golf Unions Amatør og Ordensudvalg inden fire uger efter, at forholdet er begået eller at medlemmet er blevet gjort bekendt med den afgørelse, der klages over.
§ 20. Vedtægtsændringer
Ændring af disse vedtægter kan ske på enhver beslutningsdygtig generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget og dette er udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.
§ 21. Opløsning af klubben
Beslutning om foreningens opløsning kræver vedtagelse på to på hinanden følgende ekstraordinære generalforsamlinger. Der skal være mindst seks uger mellem de to generalforsamlinger.
Til vedtagelse af opløsning kræves, at mindst to tredjedele af de afgivne stemmer er for beslutningen på begge generalforsamlinger.
Eventuelt overskud ved afvikling tilfalder en anden organisation med et almennyttigt formål, hjemmehørende i Danmark eller i et andet EU/EØS-land.
Til at forestå opløsningen af foreningen vælger den afsluttende generalforsamling to personer til at gennemføre alle nødvendige dispositioner.
Ikrafttrædelse og overgangsbestemmelser
Ovenstående ændringer af vedtægterne træder i kraft på datoen for vedtagelsen.
Overgangsbestemmelser fremgår af et bilag til disse vedtægter. Det gælder til og med ordinær generalforsamling i 2026.
Således vedtaget på stiftende generalforsamling den 2. februar 1993 og revideret på generalforsamlinger i 1993, 1995, 2000, 2004, 2008, 2009, 2010, 2018, 2022
og 23. november og 18. december 2023.
Signeret Peter Gæmelke, dirigent